Dokumentenmanagement-Systeme
/ DMS Software

 

Sind Sie auf der Suche nach einer Dokumentenmanagement Software (DMS System)? Das wesentliche Ziel bei der Einführung eines DMS ist die strukturierte Organisation von Daten, um eine schnelle und zielgerichtete Auffindbarkeit von Informationen und Dateien zu garantieren. Hier kommt searchIT ins Spiel!

Einführung mit Risiken

In der Praxis ist der Neustrukturierungsprozess von Informationen und Informationsströmen sehr zeitintensiv und mit zahlreichen Hindernissen verbunden. Die Einführung neuer Technologien scheitert nicht selten an einem hohen Komplexitätsgrad und einer geringen Akzeptanz der Mitarbeiter, welche sich über Jahre an etablierte Speichermethoden und Prozesse (z.B. die Verwendung von Fileservern) gewöhnt haben. Die einfache und flexible DMS Software searchIT sorgt hier für schnelle Abhilfe.

Unerwartete Kosten

Lange Umstellungsprozesse bringen hohe indirekte Kosten mit sich. Auch die oft zwingend notwendige Erfassung von Metadaten, wie beispielsweise die Vergabe von Schlagworten oder Kategorisierung durch Tags, ist im laufenden Betrieb sehr zeitaufwändig. Mit searchIT reduzieren Sie gezielt Kosten im Betrieb wie auch bei der Anschaffung eines DMS Systems.

searchIT - die Lösung

Um das Problem der schnellen und zielgerichteten Auffindbarkeit von Dokumenten und Dateien zu lösen, stehen bereits bessere Methoden als der Einsatz von DMS Systemen zur Verfügung – wie der Einsatz von unternehmensinternen Suchmaschinen. Ähnlich wie es im Internet schon seit Jahrzehnten Gang und Gebe ist, ermöglicht die Suchmaschine searchIT unternehmensintern die Durchsuchbarkeit von großen Dokument- und Informationsbeständen.

Unsere Lösungsansätze


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Dokument-Management neu gedacht

Dabei ist es unerheblich, wo die Dateien und Informationen abgespeichert sind, und welches Ordnungssystem dabei verwendet wurde. In Bruchteilen einer Sekunde können Millionen Dokumente durchsucht werden.

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DMS Software mit vielen Datenquellen

Ein zusätzlicher Vorteil der Suchmaschine besteht darin, dass viele unterschiedliche Quellen durchsucht werden können. Egal ob es sich um Fileserver, Datenbanken, Email-Server oder sonstige Informationssystem handelt, searchIT kann nahezu jede Informationsquelle indizieren.

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Inhomogene Quellen - keine Hürde

Im Unterschied zu einem Document-Management-System zwingt die Suchmaschine Ihre Mitarbeiter nicht dazu, die Informationen nach einem fixen und limitierenden Schema abzuspeichern. Als fortschrittliche Software zur Dokumentenverwaltung extrahiert searchIT Informationen und Metadaten auch aus inhomogenen Informationsquellen und ermöglicht anschließend eine strukturierte Auffindbarkeit. Das ist Dokumenten Management neu gedacht.

Eine Fülle an Funktionen

Nach Suchbegriffen filtern

Um in umfangreichen Datei-Sammlungen genau die richtigen Dokumente zu finden, stehen verschiedene Filter-Technologien in der Dokumentenmanagement-Software zur Verfügung. Zum einen können Suchbegriffe unter der Verwendung von UND-, ODER – und NOT-Filtern beliebig kombiniert bzw. auch ausgeschlossen werden.

Erweiterte Filter im DMS-System

Zum anderen stehen erweiterte Filter nach Datei-Typ, Größe, Datum, Autor oder Geo-Koordinaten zur Verfügung. Durch die Anbindung von individuellen Synonym-Datenbanken können beispielsweise im Zuge der Suche in der DMS-Software Artikel-Nummern in Produkt-Bezeichnungen  und vice versa umgewandelt werden.

Eine fortgeschrittene DMS Software

Zusätzlich ermöglichen KI-Algorithmen die Extraktion von Themen sowie die automatische Klassifizierung von Dokumenten – was die Suche und Auffindbarkeit von Informationen zusätzlich erleichtert. Der Einsatz von künstlicher Intelligenz hilft beispielsweise bei der Erkennung von Rechnungen, Angeboten oder Beschwerde-E-Mails.

Struktur- und Daten-Transformation

Strukturieren leicht gemacht

searchIT beherrscht im Gegensatz zu Dokument-Management-Systemen noch sogenannte Struktur-  und Daten-Transformationen. Dabei kann beispielsweise eine unstrukturierte Ordner-Struktur eines Fileservers in eine strukturierte Ordner-Struktur überführt und die Dateien anhand extrahierter Kriterien dabei neu klassifiziert werden.

Automatisierung auf hohem Niveau

Dabei werden dann neue Ordner je nach Klassifizierungskriterium angelegt und die Daten entsprechend zugeordnet. Soll die neue Struktur parallel zu der alten existieren, so kann mit Datei-Verknüpfungen (Shortcuts) gearbeitet werden, was eine Duplizierung der Daten erspart.

DMS zur Klassifizierung: Ihre Vorteile

Als Klassifizierungskriterien können neben automatisch extrahierten Metadaten wie Autor, Datum, Dateityp, etc. auch Suchbegriff-basierte Klassifizierungen verwendet werden. Durch den zusätzlichen Einsatz von KI-Algorithmen können Dokument-Inhalte automatisch kategorisiert und Themen extrahiert werden. Anwendungsfällen für diesen Einsatz künstlicher Intelligenz wären beispielsweise die Extraktion von Beschwerde-E-Mails, oder die automatische Ablage von extrahierten Rechnungen nach Jahreszahlen.

Ausprobieren:

3 Monate mit Kaufoption

120,- €

monatlich

Basic-Paket:

bis 500.000 Dokumente

ab 240,- €

monatlich

Großes Paket:

bis 1.000.000 Dokumente

ab 410,- €

monatlich

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