Vertragsmanagement für Rechtsanwälte

Naturgemäß haben Sie als Rechtsanwalt tagtäglich eine Vielzahl an Verträgen und Dokumenten zu managen. Das rasche Auffinden von Verträgen oder Textpassagen ist ein wesentlicher Zeit- und somit Kostenfaktor. Je größer Ihre Vertragssammlung ist, desto stärker können Se hierbei von der Volltextsuche & dem Dokumentenmanagement mit searchIT profitieren.

searchIT unterstützt Sie aber nicht nur beim Auffinden von Verträgen, sondern hilft Ihnen auch sämtliche andere Informationen wie Emails, Gesprächsnotizen, Aktenvermerke oder Dritt-Datenbanken  auf Knopfdruck zu durchsuchen. Dabei kann eine Vielzahl von Quellen angezapft werden – siehe Konnektoren.

Suchen wie im Internet

Sie können ähnlich einer Internetsuchmaschine durch die Kombination von Suchbegriffen die Informationssammlung in Sekundenschnelle einschränken. Dabei kann mit logischen Filtern, wie UND-ODER- Verknüpfungen, aber auch mit Ausschluss-Kriterien gearbeitet werden. Zusätzlich lassen sich aus den Dokumenten und Dateien eine Menge von Metadaten, wie Autoren, Absender, Empfänger, Erstellungs- und Bearbeitungsdaten, Dateitypen, etc. extrahieren, welche ebenfalls als Filterkriterien herangezogen werden können.

Kategorisieren von Dokumentensammlungen

Stellen Sie sich vor, dass Sie von einem Mandanten ein Konglomerat an Dokumenten und Dateien bekommen und dieses strukturieren müssen. searchIT kann Ihnen diese Aufgabe vollautomatisch abnehmen. Durch das Categorize-Plugin können vorhandene Dateisammlungen ganz einfach strukturiert werden. Dabei extrahiert searchIT automatische Meta-Informationen aus den Dokumenten und kategorisiert die Dokumente dann nach diesen. Es erstellt Ihnen eigene Ordner pro Autor, Erstellungsjahr (untergliedert nach Monaten) oder aber auch nach Sprache, Datei-Typen (E-Mails, Word-Dateien, Excel-Dateien, etc.) oder auch nach enthaltenen Suchbegriffen und extrahierten Themen (siehe nächster Punkt).

Durch KI Gemeinsamkeiten entdecken

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz, also KI-Algorithmen können aus einem Set von Dokumenten sogenannte “Themen” extrahiert werden. Dabei versucht der KI-Algorithmus Zusammenhänge zwischen den Dokumenten herzustellen und diese als Themen zu deklarieren. Diese Themen helfen dabei große Informationsmengen automatisch zu gruppieren.

Auch Scans durchsuchen

Auch gescannte Dokumente und Bilder können mit Hilfe von searchIT durchsucht werden. Dabei wird ein OCR (Optical Character Recognition) Algorithmus angewandt, wodurch die Texterkennung in gescannten Dokumenten möglich wird. Nach Durchführung der Texterkennung sind erkannte Texte in PDF-Scans auch markierbar und können dadurch mit Copy-Paste extrahiert und weiterverarbeitet werden.